Prin comodat, o mașină poate fi dată firmei în folosință gratuită, cu obligația de restituire. Contractul explică dreptul de utilizare, dar nu face automat deductibile toate cheltuielile și nu transferă proprietatea asupra vehiculului.
Identifică bunul și dreptul de a-l da în folosință
Trece datele părților și identificarea exactă a mașinii. Verifică cine este proprietarul și dacă există restricții dintr-un leasing, credit, coproprietate sau alt contract. Persoana care oferă mașina trebuie să poată acorda legal folosința în condițiile stabilite. O copie a actelor ajută, dar nu înlocuiește verificarea situației concrete.
Scrie durata și modul de utilizare
Precizează de când se folosește vehiculul, pentru ce activități și în ce condiții se restituie. Clarifică persoanele care îl pot conduce, documentele predate și situația utilizării în afara țării. Un proces-verbal de predare poate consemna kilometrajul, starea și accesoriile, pentru a reduce neînțelegerile de la final.
Împarte explicit cheltuielile
Contractul trebuie să trateze întreținerea, reparațiile, combustibilul, asigurările și alte costuri relevante, în acord cu regulile aplicabile. Discută ce se întâmplă dacă apare o defecțiune importantă sau un accident. Nu presupune că orice factură pentru mașină poate fi plătită de firmă doar fiindcă există un comodat.
Separă dreptul de folosință de fiscalitate
Tratamentul cheltuielilor și al TVA depinde de situația firmei, categoria vehiculului, folosirea efectivă și documentele justificative. Contractul este una dintre piese, nu întreaga justificare. Dacă mașina este utilizată și personal, această realitate trebuie discutată cu contabilul înainte de aplicarea unui tratament fiscal. Evită formulările din acte care contrazic utilizarea reală.
Verifică dosarul înainte de prima decontare
Pregătește contractul, documentele mașinii, dovada predării și regulile interne de utilizare, după caz. Confirmă condițiile polițelor cu asigurătorul și păstrează documentele cheltuielilor. Pentru investiții majore într-un bun care nu aparține firmei, cere analiză separată înainte de plată. Ghidul despre cheltuielile și TVA pentru mașina folosită de firmă oferă contextul fiscal care trebuie corelat cu acest contract.
