Un client cere „factură și chitanță”, deși a plătit prin transfer bancar. Altul presupune că factura dovedește automat plata. Confuzia apare pentru că documentele sunt asociate aceleiași cumpărături, dar au funcții diferite.
Trebuie separate operațiunea comercială, obligația de facturare și modalitatea de încasare. Documentele necesare depind de activitate, client și regulile aplicabile tranzacției.
Ce arată factura
Factura descrie bunurile sau serviciile, părțile, valorile și informațiile fiscale obligatorii pentru situația respectivă. Poate exista o factură înainte de plată sau o factură care documentează un avans, după caz.
Emiterea facturii nu demonstrează singură încasarea. Dacă ai primit o factură de 2.000 lei și nu ai plătit-o, documentul nu devine dovadă de plată doar pentru că este completat corect.
Ce rol are bonul fiscal
Bonul este documentul emis prin aparatul de marcat pentru operațiunile supuse regimului respectiv. Obligația folosirii aparatului și excepțiile trebuie verificate pentru activitatea concretă.
Nu presupune că orice vânzare între firme se documentează identic cu o vânzare către populație. Nici emiterea facturii nu elimină automat obligațiile privind aparatul de marcat atunci când acestea există.
Ce dovedește chitanța
Chitanța documentează încasarea în numerar în situațiile în care acest document este aplicabil. Ea nu înlocuiește bonul fiscal acolo unde trebuie folosit aparatul de marcat.
Pentru o plată prin transfer nu emiți chitanță ca și cum ai fi primit numerar. Dovada mișcării banilor se urmărește în documentele bancare, iar factura se corelează cu încasarea.
Transferul și plata cu cardul
Un ordin de plată inițiat nu este întotdeauna echivalent cu o plată executată și creditată beneficiarului. Verifică starea tranzacției și extrasul, mai ales înaintea unei livrări condiționate de încasare.
La plata cu cardul, documentul terminalului confirmă informații despre tranzacția procesată, dar nu trebuie confundat cu toate documentele fiscale necesare vânzării. Procedura de emitere sau furnizare a bonului se verifică după regulile aplicabile.
Un exemplu de urmărire
Firma emite o factură de 3.000 lei. Clientul virează 1.000 lei astăzi și 2.000 lei ulterior. Factura este una, dar încasările sunt două și trebuie alocate corect.
Dacă primești doar 2.900 lei, nu presupune imediat că factura este achitată. Diferența poate proveni dintr-un comision, o reținere contractuală, o eroare sau un sold rămas. Clarifică înainte de închiderea creanței.
Ce verifici în practică
La vânzare, întreabă ce document fiscal este obligatoriu și cum se înregistrează încasarea. La achiziție, verifică documentul primit, datele firmei și dovada plății, fără să presupui că fiecare document permite automat deducerea TVA.
Păstrează legătura dintre factură, bon unde este cazul, încasare și eventualul storno. Un dosar coerent arată ce s-a cumpărat, de la cine și cum s-a plătit. Pentru excepții sau operațiuni neobișnuite, confirmă procedura cu contabilul înainte să emiți documentele.
Citește și: Urmărirea facturilor și încasărilor.
