Lista facturilor emise nu îți spune automat ce trebuie urmărit astăzi. Pentru recuperarea încasărilor ai nevoie de scadențe, solduri corecte și următoarea acțiune stabilită pentru fiecare client.
Un tabel de creanțe poate fi suficient într-o firmă mică, dacă este actualizat constant și comparat cu evidența contabilă. Scopul său este organizarea urmăririi, nu înlocuirea contabilității.
Coloanele de care ai nevoie
Începe cu client, număr factură, dată emitere, scadență, valoare, încasări și sold. Adaugă zilele de întârziere, persoana de contact, starea documentelor și data următoarei acțiuni.
Soldul este valoarea datorată minus încasările alocate și corecțiile aplicabile. Nu marca automat o factură drept achitată doar pentru că a intrat o sumă de la același client: plata poate privi alt document.
Separă facturile scadente de cele întârziate
Poți folosi intervale precum nescadent, 1–15 zile, 16–30 zile, 31–60 zile și peste 60 de zile. Acestea sunt categorii de lucru, nu termene legale universale.
În Excel, dacă scadența este în D2, o formulă simplă pentru întârziere este MAX(0;AZI()-D2), în versiunea localizată care acceptă această sintaxă. Într-o instalare în engleză, funcția pentru data curentă este TODAY. Aplică formula numai în rândurile cu sold deschis și dată validă.
Un exemplu care arată de ce contează soldul
Ai o factură de 12.000 lei și o plată parțială de 5.000 lei. Suma de urmărit este 7.000 lei, nu valoarea inițială. Dacă există un storno valid de 1.000 lei aferent aceleiași operațiuni, soldul se ajustează corespunzător.
Păstrează legătura dintre documente și verifică alocarea cu contabilul. O listă cu sume exagerate strică relația cu clientul și ascunde situația reală a încasărilor.
Notează motivul întârzierii
Un client care nu a primit documentele se gestionează diferit de unul care contestă lucrarea sau nu are lichidități. Folosește stări clare: document lipsă, neconcordanță, promisiune de plată sau dispută.
După fiecare discuție, notează suma și data convenită. „Am vorbit cu clientul” nu este o acțiune completă. Stabilește cine verifică încasarea și ce urmează dacă promisiunea nu este respectată.
Prioritizează după sumă și risc
Nu urmări doar cele mai vechi facturi. O creanță mare, recent întârziată, poate avea impact mai mare decât multe solduri mici. Monitorizează separat concentrarea pe clienți.
Pentru situații persistente, discută cu un specialist despre notificări și opțiunile contractuale ori judiciare. Tabelul nu prelungește termenele legale și nu înlocuiește măsurile necesare protejării creanței.
Actualizează într-un ritm fix
Verifică încasările cel puțin săptămânal sau mai des dacă volumul este mare. Arhivează soldurile stinse și compară totalul deschis cu evidența contabilă.
Un indicator util este suma încasată din restanțe în fiecare săptămână. Dacă tabelul doar acumulează rânduri, fără responsabili și acțiuni, ai o arhivă, nu un instrument de lucru.
Citește și: De ce profitul nu înseamnă bani în cont.
