O ofertă de consultanță poate părea simplă: o sumă la început și un procent dacă proiectul reușește. În practică, diferența dintre două oferte se află în activitățile incluse și în momentul în care devin scadente plățile.
Alege consultantul pornind de la investiția firmei și de la condițiile programului. Un proiect nu devine bun doar pentru că există un apel de finanțare, iar un consultant nu poate garanta decizia autorității.
Separă etapele proiectului
Verifică dacă oferta include analiza eligibilității, calculul punctajului, redactarea, încărcarea documentelor, răspunsurile la clarificări și asistența la contractare. Implementarea și monitorizarea pot face obiectul unor contracte distincte.
Dacă după aprobare ai nevoie de proceduri de achiziție, cereri de plată și rapoarte de progres, stabilește cine le pregătește. „Consultanță completă” este o formulare insuficientă fără lista livrabilelor.
Definește plata de succes
Succesul poate însemna depunere, admitere la finanțare, semnarea contractului sau încasarea grantului. Aceste momente nu sunt identice și pot fi separate de luni întregi.
Exemplu ipotetic: 4.000 lei pentru pregătire și 3% dintr-un grant aprobat de 300.000 lei înseamnă încă 9.000 lei. Întreabă dacă sumele includ TVA unde este aplicabilă, dacă implementarea se plătește separat și ce se întâmplă dacă renunți înainte de contractare.
Verifică experiența relevantă
Cere exemple de proiecte comparabile ca program, activitate și dimensiune. Experiența într-un domeniu nu dovedește automat cunoașterea tuturor apelurilor. Poți cere o referință de la un beneficiar, cu acordul acestuia.
Discuția inițială trebuie să includă dificultățile proiectului: contribuția proprie, spațiul, autorizațiile, capacitatea de implementare și indicatorii asumați. Promisiunile fără întrebări despre firmă sunt un semnal de prudență.
Păstrează controlul asupra documentelor
Solicită copii ale versiunilor depuse, anexelor și clarificărilor. Stabilește cine urmărește notificările și cine răspunde în termen. Dacă se folosesc împuterniciri, limitează-le la operațiunile necesare.
Nu transmite parole personale ori coduri de autentificare ca metodă obișnuită de lucru. Folosește delegarea permisă de platformă și verifică documentele înainte de semnare. Responsabilitatea beneficiarului nu dispare prin externalizarea redactării.
Ce se întâmplă dacă proiectul nu merge înainte
Contractul ar trebui să explice efectele închiderii apelului, schimbării ghidului, respingerii, retragerii și întârzierii documentelor din partea ta. Verifică termenele, rezilierea, obligațiile de predare și modul de soluționare a neînțelegerilor.
Compară costul total până la finalizarea proiectului, nu doar avansul. O ofertă mai scumpă poate include muncă pe care alta o facturează separat; o ofertă mai ieftină poate fi suficientă dacă ai deja capacitate internă. Decizia bună se ia pe servicii concrete și responsabilități scrise.
Citește și: Bugetul necesar pe lângă cofinanțare.
