Ai primit o ofertă bună și ți se cere un avans până la sfârșitul zilei. Înainte să faci transferul, verifică firma care va apărea pe contract și factură. Numele comercial de pe site poate fi diferit de denumirea societății care îți vinde efectiv produsul.
O verificare după CUI începe cu identitatea juridică și continuă cu statutul fiscal, situațiile financiare și eventualele proceduri judiciare. Niciun registru, privit singur, nu îți spune sigur dacă partenerul va livra sau va plăti la timp.
1. Cere datele firmei care semnează
Ai nevoie de denumirea completă, CUI, numărul de înregistrare la registrul comerțului, sediul și numele persoanei care semnează. Compară aceste date cu oferta, contractul și factura de avans. Dacă apar două societăți diferite, cere explicația înainte de plată.
Caută după identificator, nu doar după nume. Două firme pot avea denumiri apropiate, iar un brand poate fi folosit de mai multe entități. O verificare impecabilă făcută pentru altă societate nu te ajută.
2. Verifică situația la ONRC
Prin serviciile Registrului Comerțului poți obține informații despre societate și un certificat constatator. În funcție de documentul solicitat, poți verifica starea firmei, reprezentanții și activitățile înregistrate. Consultă tarifele și condițiile serviciului la momentul solicitării.
Verifică dacă persoana care își asumă contractul poate reprezenta firma sau are o împuternicire corespunzătoare. O funcție trecută în semnătura de e-mail nu ține loc de dovadă a mandatului.
3. Consultă registrele ANAF
Registrul contribuabililor inactivi/reactivați și registrul persoanelor înregistrate în scopuri de TVA răspund la întrebări diferite. În primul urmărești statutul fiscal și datele relevante; în al doilea, înregistrarea TVA. Păstrează rezultatul și data verificării.
Dacă găsești o neconcordanță, discută documentele cu contabilul înainte de a înregistra sau plăti factura. Nu deduce tratamentul fiscal doar din faptul că furnizorul a scris „TVA” pe document. Pentru context, vezi și regulile plafonului de scutire TVA.
4. Uită-te la mai mult de un bilanț
Situațiile financiare anuale publice, disponibile prin serviciile Ministerului Finanțelor și ANAF, pot arăta evoluția cifrei de afaceri, rezultatul și alți indicatori raportați. Compară, când există, mai mulți ani. O creștere bruscă sau pierderile repetate sunt motive de întrebat, nu verdicte automate.
Datele anuale descriu trecutul. Nu îți arată soldul bancar de astăzi și nici comenzile neexecutate. O societate poate avea profit și totuși să întâmpine dificultăți la plată; am explicat de ce profitul nu este același lucru cu disponibilul din cont.
5. Caută dosare și proceduri de insolvență
Portalul instanțelor permite căutarea dosarelor, inclusiv după numele părții. Verifică identitatea, obiectul și stadiul cauzei. Un proces în care firma cere recuperarea unei creanțe nu are același sens cu o cerere îndreptată împotriva ei.
Pentru insolvență, consultă informațiile relevante din Buletinul Procedurilor de Insolvență, prin serviciile ONRC. Existența unui litigiu nu înseamnă automat insolvență. Nici lipsa unui rezultat într-o căutare rapidă nu garantează absența riscurilor.
6. Pentru operațiuni în UE, verifică și VIES
Dacă tranzacția presupune folosirea unui cod TVA intracomunitar, verificarea în VIES este distinctă de analiza comercială. Un rezultat valid confirmă aspectul fiscal verificat de sistem, nu bonitatea firmei.
Un rezultat nevalid poate avea mai multe explicații, inclusiv lipsa activării pentru operațiuni intracomunitare. O eroare tehnică de interogare este altceva. Cere clarificări și păstrează dovada verificării înainte să stabilești tratamentul facturii împreună cu contabilul.
7. Verifică instrucțiunile de plată
Dacă primești pe e-mail un cont bancar nou, confirmă schimbarea printr-un canal cunoscut deja: de exemplu, la numărul folosit anterior în relația cu furnizorul. Nu te baza doar pe numărul introdus în mesajul care cere schimbarea.
Pentru o primă comandă importantă, poți negocia un avans mai mic, plăți pe etape sau o livrare de probă. Aceste măsuri limitează expunerea chiar și atunci când registrele nu semnalează probleme.
Ce păstrezi în dosarul partenerului
Salvează datele societății, documentele consultate, data verificărilor, contractul și confirmările privind plata. Reia verificările înaintea unei tranzacții mult mai mari decât cele obișnuite sau când apar schimbări inexplicabile. Scopul este să știi cu cine lucrezi și cât riști, nu să aduni capturi de ecran fără să le citești.
Discuție