Factura este salvată, PDF-ul a plecat pe e-mail, iar în program apare un buton verde. Mai rămâne o verificare: documentul a fost transmis și procesat cu succes în RO e-Factura? Cele trei operațiuni nu înseamnă același lucru.
Începând cu 1 ianuarie 2026, termenul general prevăzut de OUG nr. 120/2021 este de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii, fără a depăși 5 zile lucrătoare de la data-limită legală pentru emitere, stabilită prin art. 319 alin. (16) din Codul fiscal. Regula trebuie aplicată facturilor care intră în obligația de transmitere.
Informații verificate la 14 octombrie 2026 în forma consolidată a OUG nr. 120/2021 și în documentația tehnică ANAF. Referirile mai vechi la 5 zile calendaristice nu descriu termenul general valabil în 2026.
De când se calculează cele 5 zile lucrătoare
Punctul de plecare este emiterea facturii, în limitele prevăzute de lege. Calculul termenului se face potrivit Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 1182/71, la care trimite ordonanța. Nu introduce în procedura firmei un calcul care numără pur și simplu cinci date consecutive din calendar.
Mai există o limită care poate fi trecută cu vederea: emiterea cu întârziere nu mută după bunul plac termenul de transmitere. Textul legal raportează termenul și la data până la care factura trebuia emisă. De aceea, merită urmărite separat data operațiunii, termenul de emitere și transmiterea efectivă.
În practică, o regulă internă mai ușor de administrat este verificarea în fiecare zi lucrătoare a facturilor rămase netransmise. Nu câștigi nimic dacă lași toate documentele pentru ultima zi permisă.
PDF-ul trimis clientului nu înlocuiește e-Factura
Un PDF ajută clientul să citească factura. RO e-Factura lucrează însă cu documentul electronic structurat în format XML și cu regulile de validare ale sistemului. Generarea unui PDF sau trimiterea sa prin e-mail nu dovedește îndeplinirea obligației de transmitere.
ANAF pune la dispoziție aplicații și instrumente de generare și validare. Nu rezultă de aici că orice firmă trebuie să cumpere un abonament comercial. Un program dedicat poate reduce munca repetitivă, dar contează ce face efectiv: vezi criteriile pentru alegerea unui program de facturare.
Încărcat, în procesare, validat: urmărește rezultatul final
Documentația ANAF descrie un flux în care încărcarea acceptată tehnic primește un index, iar rezultatul procesării se verifică ulterior. Dacă apar erori, acestea trebuie analizate și corectate. Un index de încărcare nu trebuie confundat cu confirmarea că factura a trecut toate validările.
| Ce vezi | Ce verifici |
|---|---|
| Factură salvată în program | Dacă a fost trimisă efectiv către sistem |
| Index de încărcare | Rezultatul procesării aferente acelui index |
| Mesaj de eroare | Câmpurile respinse și pașii necesari remedierii |
| Procesare reușită | Documentul și răspunsul sistemului, păstrate în arhivă |
O etichetă precum „trimis” poate avea sensuri diferite în două aplicații. Cere furnizorului să îți arate unde vezi răspunsul ANAF, nu doar momentul în care programul a pornit transmiterea.
Cine urmărește facturile în firmă
Stabilește o persoană care verifică lista documentelor și o persoană de rezervă. Dacă te bazezi pe contabil, clarifică cine emite, cine transmite și cine repară erorile. Faptul că un contabil are acces la documente nu înseamnă automat că verifică permanent toate transmiterile din aplicația ta.
- Verifică facturile emise și rămase netransmise.
- Urmărește documentele aflate încă în procesare.
- Rezolvă erorile și verifică rezultatul după remediere.
- Păstrează XML-urile și răspunsurile relevante, asociate facturilor.
- Notează incidentele tehnice și momentul în care au fost observate.
O problemă tehnică nu trebuie tratată ca o prelungire automată a termenului. Într-o indisponibilitate a sistemului, verifică anunțurile oficiale și regulile aplicabile situației concrete.
Se aplică și firmelor neplătitoare de TVA?
Da, obligațiile RO e-Factura pot viza și persoane impozabile neînregistrate în scopuri de TVA. Trebuie analizate tipul tranzacției, părțile și excepțiile legale; statutul TVA singur nu este suficient. Nici încadrarea sub plafonul de scutire TVA nu reprezintă, prin ea însăși, o scutire de e-Factura.
O verificare zilnică de câteva minute este mai ușor de făcut decât reconstruirea, la finalul lunii, a traseului fiecărui document respins.
