Ai vândut mai mult, contabilul îți spune că firma este pe profit, dar înainte de salarii verifici contul de trei ori. Nu este neapărat o greșeală în contabilitate. Este posibil ca banii să fie încă la clienți, în marfă sau într-un utilaj plătit deja.
Profitul arată diferența dintre veniturile și cheltuielile recunoscute într-o perioadă. Fluxul de numerar, numit și cash-flow, arată încasările și plățile efective. O vânzare poate contribui la profit înainte ca factura să fie încasată.
Un exemplu: 15.000 de lei profit, numai 5.000 de lei în cont
Să luăm o firmă de servicii, într-un exemplu ipotetic simplificat. Începe luna cu 20.000 de lei disponibili, prestează și facturează servicii de 60.000 de lei, dar încasează numai 30.000 de lei. Cheltuielile lunii sunt de 45.000 de lei și se plătesc integral.
| Indicator | Sumă |
|---|---|
| Venituri recunoscute în lună | 60.000 lei |
| Cheltuieli ale lunii | 45.000 lei |
| Rezultat înainte de impozite | 15.000 lei |
| Bani la începutul lunii | 20.000 lei |
| Încasări minus plăți | −15.000 lei |
| Bani la sfârșitul lunii | 5.000 lei |
Calculul disponibilului este 20.000 + 30.000 − 45.000. Ceilalți 30.000 de lei facturați sunt creanțe asupra clienților, nu bani pe care firma îi poate folosi astăzi. Exemplul exclude TVA, impozitele, amortizarea și alte operațiuni, pentru a izola diferența dintre facturare și încasare.
Patru locuri în care merită să cauți
1. Facturile neîncasate
Un termen contractual de 60 de zile înseamnă că poți plăti două rânduri de salarii înainte să primești banii pentru o lucrare. Uită-te separat la facturile care nu au ajuns la scadență și la cele restante. O listă cu totalul creanțelor ascunde ușor clientul care întârzie de trei luni.
Înainte de a acorda un termen mare unui client nou, fă o verificare a firmei după CUI. Apoi stabilește în contract avansul, etapele de acceptare și datele de plată. Un client care discută mult recepția lucrării poate întârzia încasarea chiar dacă are bani.
2. Stocurile care se mișcă greu
Marfa cumpărată și rămasă în depozit consumă numerar. Costul ei nu devine automat, integral, cheltuială la cumpărare: tratamentul depinde de natura bunurilor și de momentul consumului sau vânzării. Urmărește produsele care stau de mult și verifică dacă discountul de volum chiar justifică banii blocați.
3. Investițiile
Plata unui echipament poate goli contul într-o singură zi. În contabilitate, costul unui activ amortizabil se distribuie, de regulă, în timp prin amortizare. De aceea, o lună cu profit poate coincide cu o plată mare pentru un utilaj. Aceeași problemă apare la proiectele cu finanțare nerambursabilă, când trebuie să susții plățile înainte de decontare.
4. Creditele și retragerile de bani
Un împrumut aduce numerar, dar nu este venit din vânzări. Rambursarea principalului scoate bani, dar nu este aceeași cheltuială cu dobânda. Nici distribuirea și plata dividendelor nu trebuie confundate cu o cheltuială obișnuită de exploatare. Verifică fiecare categorie separat.
Cum faci un cash-flow pe 13 săptămâni
Deschide un tabel cu câte o coloană pentru fiecare săptămână. Pe rânduri pune soldul inițial, încasările probabile, salariile, furnizorii, taxele, ratele și investițiile. Soldul final al unei săptămâni devine soldul inițial al celei următoare.
Introdu încasările la data realistă de plată. Dacă un client întârzie de obicei două săptămâni, un tabel construit exclusiv pe scadența din contract îți oferă un confort fals. Păstrează separat un scenariu prudent, în care încasările mari vin mai târziu.
Actualizează tabelul săptămânal, comparând estimarea cu extrasul de cont. Când apare un minus peste trei săptămâni, încă poți negocia o tranșă, amâna o investiție sau recupera o creanță. În ziua salariilor, opțiunile sunt mult mai puține.
Ce îi ceri concret contabilului
Cere o explicație a trecerii de la profit la disponibil: creanțe, stocuri, datorii, investiții, finanțări și plăți către asociați. Principiul contabilității de angajamente din reglementările aprobate prin OMFP nr. 1802/2014 explică de ce veniturile și cheltuielile nu urmează automat mișcările din bancă. Pentru administrarea zilnică, însă, ai nevoie și de calendarul încasărilor și plăților.
Întrebarea utilă de luni dimineață este: ce plăți ajung la scadență înainte să intre următoarea încasare sigură? Răspunsul îți arată problema mai repede decât totalul vânzărilor.
Discuție